LA ADMINISTRACION Y SU DESARROLLO DE CARA AL SIGLO XXI

Por Jose María Melgar Callejas



Para dar inicio a la exposición de este tema, podemos decir que el acto administrativo es tan antiguo como el hombre mismo; desde el momento en que dos o más personas se ponen de acuerdo para desarrollar un propósito común, surge el acto administrativo; sencillamente porque al ponerse de acuerdo dos o más personas para desarrollar una meta o un propósito, prácticamente están entrando a lo que es el corazón de la administración donde tiene que planificarse la forma de desarrollar las acciones y establecer un ordenamiento mediante la organización de los esfuerzos individuales en forma coordinada. La administración en este sentido, es el buen manejo de las mejores intenciones del hombre.

Los problemas que se presentan en algunos contextos se debe a que el mundo va cambiando vertiginosamente. La complejidad de los sistemas en que se aplica la administración se van acentuando, como en la actual coyuntura de la megatendencia globalizadora, que genera nuevos escenarios y en los cuales se incluyen nuevas variables como la competitividad. Por cuanto el administrador debe conocer diversas técnicas gerenciales que le permitan competir en diversos mercados en forma agresiva, ya que así lo exige el medio en el cual se mueven las organizaciones.

Por otra parte en la medida en que los avances tecnológicos se desarrollan velozmente, los administradores toman conciencia de la alta responsabilidad de desarrollar la administración, tomando en cuanta los nuevos enfoques que se presentan y que necesariamente, la aplicación del proceso administrativo se torna más complejo, para lo cual cada una de sus fases requiere una especialización, ya que va adquiriendo, cada vez mas, una característica propia como es la coordinación de las diferentes fases y su aplicación en las diversas áreas funcionales que componen la empresa, por lo que es importante el estudio de esta ciencia.

A través de la historia, se han dado diferentes manifestaciones como es el caso de pasajes bíblicos que representan actos administrativos elocuentes, como es el caso de José que interpreta el sueño al Faraón de Egipto en el cual describe el sueño de las siete vacas flacas y las siete vacas gordas que significan siete años de escasez y siete años de abundancia y para lo cual José fue encargado de administrar la abundancia en los períodos de escasez, así también se encuentra el pasaje en el cual Jacob asignó tareas a los doce hijos que comandaban las diferentes tribus de Israel y desde luego, aunque haya habido a través de la historia actos administrativos como los señalados podemos encontrar abundancia de datos en las diferentes culturas de la antigüedad; por ejemplo: en el antiguo Egipto, todo el andamiaje administrativo del país estaba en función de una vía navegable (Río Nilo); en esa forma, se estableció un sistema administrativo de carácter centralizado; también cabe mencionar la aplicación de la administración en la construcción de las pirámides que ahora son admiradas por la humanidad. Es decir, que la administración algunas veces se adecua a la estructura que presentan los frentes en donde se va aplicar, como es el caso de la administración en la antigua China; donde se planteó el problema del desarrollo del elemento humano para prepararlo para una administración ideal en el Imperio, para lo cual se dictaron una serie de recomendaciones que aun siguen vigentes; es así, como a los chinos se les debe, en parte, el origen de los sistemas modernos de administración de personal. De la antigua Grecia, también se pueden presentar aportes valiosos, allí la administración se basó en la formación de grupos, existía una Asamblea donde se discutían los problemas, y toda una institución de tipo ejecutivo que era el Arconato servía para ejecutar sus acciones administrativas de sus tiempos, así como otros organismos que dieron cabida a la organización del Estado y que se han mantenido en otras culturas a través de la historia, otra de las culturas que aportaron elementos vitales a la administración moderna es la Romana que introduce el concepto de delegación de autoridad, cuando asigna funciones específicas a los Romanos que estaban destacados en el medio oriente, es así como en diferentes culturas podemos encontrar variedad de manifestaciones de la aplicación de la administración. Prácticamente se desarrolló en alguna forma en el área estatal y aunque es una paradoja, el estudio de la administración, hasta hace muy pocos años, era en una forma bastante empírica; no fue sino a finales del siglo pasado y a inicio del presente siglo que el estudio de la administración se aplicó en forma sistemática, y metodológica tratando de lograr a través de la administración el mejor aprovechamiento de los recursos con que cuenta el hombre, en una palabra, la administración tiene por objeto hacer efectivo el principio económico, que se expresa en forma simplista: "Obtener el máximo provecho con el menor esfuerzo posible".
Con respecto a la administración aplicada a la empresa privada no se puede deducir nada claro en los documentos de la antigüedad, ni siquiera una síntesis de cómo se trató la problemática administrativa; solo ideas difusas que permiten inferir que tuvo mucha trascendencia su aplicación en función del manejo de los recursos materiales y humanos que se administraban en esa época. Diversidad de autores han concretado señalar el desenvolvimiento de lo que fue la administración aplicada en el sector público. Sin embargo podemos afirmar que la administración contribuye al desarrollo económico y social de los países y que con las nuevas aportaciones teóricas y la aplicación práctica de tecnologías, la época contemporánea se ha vigorizado constituyendo un soporte valioso para mantener en forma sostenible el desarrollo de todas las naciones del mundo.

La cuestión relacionada de plantear si la administración es una ciencia o la administración es un arte, ha llevado a discutir, si es lo uno o lo otro o si es una combinación de ambas, pero de acuerdo con las ideas que se han vertido en este sentido, la administración se le han adjudicado en nuestra época, la categoría de una ciencia, desde luego, tiene características de las cuales participa la ciencia, rasgos inconfundibles; por ejemplo, que la ciencia tiene carácter universal; es decir que la administración tiene universalidad; el proceso administrativo se aplica incuestionable en cualquier parte del mundo en la forma en que esta diseñado. La administración también tiene unidades que conforma un todo; tiene entonces una característica que es una sola, y no un conjunto de disposiciones y conocimientos incoherentes, sino que por el contrario, tiene unidad en la conformación de todo, goza de esa particularidad muy propia de las ciencias.

También en la formación de los principios administrativos han entrado los aspectos metodológicos que son inherentes a la ciencia, los cuales se aplican en toda clase de empresa, como son: la eficiencia, la productividad y la especialización. La ciencia administrativa también goza de una característica especial como es el principio de coordinación, es decir, que todo el conjunto que presenta la administración goza de la particularidad de tener coordinación, es decir, que en ese sentido todas las acciones del desarrollo administrativo se orientan hacia las metas fijadas en forma clara, armónicas y predeterminadas.

La administración se ha conformado a través de los tiempos, usando las modalidades del método científico, sin faltar ninguna de estas tres características; en primer lugar esta el método del estudio analítico de las experiencias; es decir, un método en el cual el investigador se introduce en el fenómeno que esta estudiando, y a base de la observación, trata de sacar particularidades del fenómeno en estudio, un ejemplo de estos podemos tomar cuando observamos a un Ingeniero Industrial que está estudiando un conjunto de obreros en tiempos y movimientos, para obtener con base a esa experiencia, generalizaciones sobre patrones de rendimiento.

Otra de las modalidades del método científico que ha utilizado es el experimental, en el cual el investigador trata de aplicar a los conjuntos humanos que esta estudiando, ciertos estímulos para detectar, las reacciones que tiene el elemento humano. Un ejemplo de aplicación del método científico se aprecia en los estudios del Dr. Elton Mayo, donde estudia los factores productivos de una empresa norteamericana, que administraba los estímulos para ver cual era el comportamiento que recibía de ese estímulo y llegar a determinadas conclusiones.

Otra de las características del método científico que ha utilizado la administración para conformar sus reglas, es el método del estudio comparativo, que consiste en establecer comparaciones entre momentos dados con relación a un fenómeno; por ejemplo en una empresa, podemos comparar al inicio del año pasado su balance con respecto al balance del año en curso, entonces podemos establecer a través de esas comparaciones, ciertas diferencias en cuanto a los rubros del balance, también establecer esas diferencias a través de cada trimestre o anual; además de observar cual ha sido el comportamiento de la producción y de las ventas de la empresa o de un departamento en especial y así estudiar las causas que provocan esas diferencias de manera pues, que presentan las ciencias exactas, es decir, nosotros sabemos que en Química, si juntamos dos partículas de Hidrógeno, con una de Oxígeno y cien veces hacemos la combinación, las cien veces obtendremos el mismo resultado.

En administración, si aplicamos un principio administrativo a un conjunto, es posible esperar que en la mayor parte de veces que lo apliquemos, el resultado van a tener alguna similitud, pero necesariamente pueden haber desviaciones, no sea, que la ciencia de la administración no goza de ese postulado que tienen las ciencias exactas, en el cual hay una perfecta relación de causa y efecto.

Los métodos que la administración utiliza para analizar las situaciones son: la deducción donde se parte de un marco general de referencia y se va hacia un caso particular; la inducción, que trata de generalizar el conocimiento obtenido en una ocasión a otros casos u ocasiones semejantes que puedan presentarse en el futuro; el analítico que consiste en la separación de las partes de un todo, a fin de estudiarlas por separado, así examinar las relaciones entre ellas; el sintético, que comprende la reunión racional de varios elementos dispersos en menor totalidad. Estos métodos se pueden aplicar a través de la observación y la experimentación (técnicas).

Algunos autores han considerado la administración como "un arte" porque para aplicarla es necesario tener ciertas potencialidades, habilidades y destrezas para la utilización del conjunto organizado de conocimientos. La realidad es que puede haber la concurrencia de las dos cosas. Cuando una técnica se maneja en forma magistral, estamos en presencia de un artista en el manejo de esa técnica, pues en al administración así lo es también. El administrador que es capaz de interpretar un fenómeno y aplicar una serie de medidas administrativas para conducirlo hacia donde él quiere, hacia donde van las metas preestablecidas, también necesariamente tiene que ser un artista en administración, de tal manera que podemos concluir que la administración es una ciencia y su aplicación eficaz y correcta constituye lo que se llama un arte.

En cuanto a la definición de administración, no hay una de carácter universal; hay muchas elaboradas por múltiples autores, la tendencia que manifiestan es en cuanto a interpretar los fenómenos administrativos. Sin embargo, cualquier definición de administración, debe tener cinco elementos fundamentales; en primer lugar, debe de manifestarse el espacio o naturaleza al que pertenece su estudio; en segundo lugar, debe de indicar un conjunto de Principios, Teorías y Prácticas. Otro de los elementos que no puede faltar en el concepto de administración es el elemento humano, porque el elemento humano es la base de toda actividad administrativa, siendo el pilar fundamental en el cual tiene que apoyarse; un cuarto elemento es que haya concreción de propósitos comunes claros y definidos y por último el elemento de las diversas relaciones que se presentan entre los recursos con que se cuentan para el logro del objetivo final.

Como un reconocimiento a la capacidad de Wilburg Jiménez Castro (de origen costarricense) de autor de diversos temas sobre administración que han tenido aceptación en el ámbito centroamericano y fuera de él, se atribuye uno de las definiciones quizá mas completas sobre administración, expresado con claridad y sencillez que se transcribe a continuación: "Es la ciencia social compuesta de principios, técnicas y prácticas, cuya aplicación a conjuntos humanos permite establecer sistemas racionales de esfuerzo cooperativo, a través de los cuales se pueden alcanzar propósitos comunes que individualmente no es posible lograr". En esta definición están reunidos todos los elementos fundamentales que requiere una verdadera definición de administración.

Algunos autores suelen definir la administración influidos por la orientación y formación que ellos tienen para interpretar los fenómenos administrativos y esta interpretación de la administración ha dado origen a lo que se llama las Escuelas de Administración, que son orientaciones e interpretaciones, que grupos de estudiosos de la administración suelen darle a los fenómenos administrativos, cada escuela de la administración, trata de enfocar los puntos de acuerdo al criterio participativo de las personas que conforman esa escuela. Seis escuelas han interpretado el fenómeno administrativo: en primer lugar está la Escuela Operativa, de corte tradicionalista, estudia la administración a través de todos los fenómenos operativos que se presentan en la empresa, de ese conjunto de operaciones que tienen que hacerse dentro del contexto administrativo, se pueden obtener principios válidos para poder cada vez lograr mejorar los sistemas. Pertenecen a esta escuela: Henry Fayol quien introdujo la modalidad de racionalizar el trabajo, al igual que Frederick Taylor, que ha sido criticado porque en cierta forma deshumanizó el trabajo, es decir, trató de ver el aspecto producción, pero ignoró la estructura fisiológica y psicológica del individuo, que también es fundamental. Sin embargo en la sociedad empresarial actual prevalece el criterio de aplicar sus principios como medio para lograr objetivos.

Otra de las escuelas importantes, y que tienen vigencia en nuestra vida administrativa es la Escuela Empírica. Esta escuela tiene bastante parecido con la escuela operativa, tiene punto de contacto, pero el enfoque que presenta es de la enseñanza de la administración no de las operaciones en sí, como la Escuela operativa. La escuela empírica estudia las experiencias completas; es decir que en las empresas existen éxitos y fracasos, y esas experiencias completas, se tratan de interpretar para enseñar la administración.

En Nicaragua existen un Instituto que enseña a través de una manifestación de la Escuela Empírica, como es la de enseñar la administración por medio de casos, es decir, se presentan de diez a quince casos de introducción y se da allí una serie de reglas de cómo se resuelve cada caso, además, se presentan otros diez o quince casos sobre mercadeo y allí se establecen las reglas de cómo se resolvieron esos problemas de mercadeo. Se presentan en fin diez o quince casos de finanzas, y allí se establecen las reglas de cómo se resolvieron esos casos adecuadamente, esta escuela empírica trata de que con ese cumulo de conocimientos se dé solución a los casos para que el alumno pueda en un momento dado, interpretar y aplicar medidas. Posiblemente los resultados los van a tener con las mismas soluciones que se aplicaron en el caso hipotético que se les ha enseñado a través de la experiencia.

Esa es una forma de enseñar totalmente empírica y muy riesgosa, por la forma de ver la realidad, porque en los fenómenos administrativos, muchas veces se cree las causas son a veces superficiales, cuando en cambio tenemos causas a mucho mas profundas y sobre todo no olvidar que como muy bien se afirma en el concepto de administración, tenemos el elemento humano presente en todas las acciones administrativas; y ese sí constituye un verdadero imponderable en materia administrativa. Los seguidores de la Escuela empírica, corren el riesgo de que una persona interprete bien un fenómeno administrativo y le aplique una medida que no es la correcta, sería tanto como que un médico detecte que hay una enfermedad en la garganta y le receta; medicina para el aparato digestivo. En esta forma se corre un grave peligro con aquellos que tratan de interpretar la Escuela Empírica como medio para difundir la administración.

Otra escuela que también es importante, es la Escuela del Comportamiento Humano, que sostiene que todas las cosas se consiguen a través del elemento humano. Por consiguiente, estudia la administración mediante la observación del comportamiento de las relaciones interpersonales, o sea, que, como las personas tienen que trabajar juntos, hay que tratar de interpretarlas y de motivarlas para que orienten su conducta al cumplimiento de las metas que se establecen a través de la planificación que es la primera del proceso administrativo; es decir, que esta escuela, tiene matiz psico-social.

Otra de las escuelas también importante es la Escuela del Sistema Social, esta escuela tiene alguna relación con la anterior, en cuanto trata con el elemento humano también, pero esta escuela no solo trata de estudiar a los individuos en si, sino que trata de estudiar el comportamiento de los grupos, por cuanto, tiene un matiz acentuada de tipo sociológico, esta escuela realmente ha hecho aportes extraordinarios a la administración, uno de los aportes muy señalados que tiene esta escuela es determinar que las empresas son organismos sociales, que perciben influencias del medio. Esta escuela de enseñanza de la administración estudia con bastante acento lo que es la organización formal, o sea, todo ese conjunto de principios, herramientas fundamentales que nos sirven a nosotros para organizar una empresa, esta escuela ha aportado el estudio de la organización informal; que trata del estudio minucioso de todos esos grupos pequeños que se conforman en las empresas y que son capaces, por el poder que algunas veces llegan a tener, pueden influir negativamente en la cotidianeidad de la empresa, Esto quiere decir, que es necesario conocer su significado y su valor, para lo cual se necesita estudiarlos con detenimiento; esos grupos pequeños que se conforman en las empresas a veces por afinidad, por identidad de gustos, por aversiones comunes, tienen un poder extraordinario que sino no se sabe interpretar ese fenómeno, pueden echar por la borda a cualquier organización, teoricamente bien preparada.

Las dos escuelas: la del Comportamiento Humano y la del Sistema Social son aceptadas, porque se estudia el elemento motor de la administración que es el elemento humano. Hay también otra línea que se llama Escuela de la Teoría de las Decisiones. En esta escuela están alineados todos aquellos elementos que tienen un sentido utilitario, bastante señalado en la administración, esta escuela trata de estudiar la administración a través del perfeccionamiento del mecanismo de las decisiones, parte de la premisa de que la administración es un conjunto sucesivo de toma de decisiones, y que hay que estudiar el mecanismo decisiones como un foco central de la administración y de allí de ese foco central va a depender toda la estructura administrativa. La verdad es que el aspecto decisiones es muy importante, es una de las cuestiones fundamentales que debe de tener un administrador, saber evaluar las alternativas que se le presentan, saber utilizar los factores que inciden en la toma de decisiones, como es el tiempo, el costo, la oportunidad, etc. de tal manera pues que estas personas que cobijan la Escuela de la Teoría de la Decisiones creen que si perfeccionan el mecanismo decisiones, la administración tiene que funcionar bien. Y por ultimo, dentro de las escuelas, se encuentra la Escuela Matemática. Hay teóricos matemáticos que sostienen que siendo la administración una ciencia con sentido lógico, puede someterse a modelos matemáticos y aplicar éstos modelos a un momento dado. La verdad es que han tenido mucha aceptación los que participan en esta escuela, en el sentido de que hay áreas del quehacer administrativo que sí necesitan mucho de las matemáticas, por ejemplo un área es la producción y en ese sentido, el uso de las matemáticas ha sido muy bueno porque a través de técnicas como la programación lineal, se pueden tomar mejores decisiones sobre que combinación de artículos se van a producir para sacar el mayor margen de utilidad; se han aplicado modelos matemáticos y reglas de nemotecnia que han permitido a veces tomar decisiones muy adecuadas.

Sin embargo, creo que la administración, como la Sociología. La Psicología, el Derecho, como todas las Ciencias Sociales no pueden tratarse como las matemáticas en un grado extremo; es imposible siempre tiene que tener, ese elemento imponderable que es el hombre. Por tal razón la escuela Matemática tiene razón en cuanto a que los modelos matemáticos son de una valiosa utilidad para la administración, pero tratar como la matemática las ciencias sociales es una aventura que conduce a un error. En la revista "Administración de Empresas" editada en la República de Argentina se publica una historia sobre un persona que en Estados Unidos había sido catedrático extraordinario en Ciencias Económicas, un hombre que se había metido en los laboratorios de las universidades y era un hombre, como decimos "botín de vitrina", pero resulta que un día acepto una posición en el Departamento de Presupuesto de los Estados Unidos, y con ese bagaje de modelos matemáticos que poseía, no podía aplicarlos en toda dimensión ¿por qué razón? Porque la necesidad de la intervención del elemento humano es más necesaria, es la base de la ciencia administrativa al igual que de la de la ciencia económica, ya que constituye un elemento capaz de influir en al producción por lo que no puede someterse a un modelo matemático en forma rígida. Entonces se acepta que las matemáticas son un valioso auxiliar para la Administración y para la Economía, herramientas que constituyen grandemente para el mejor desarrollo de la administración.

Existen otras escuelas que no han tenido sistemática trascendencia; sin embargo al pasar los años se va introduciendo la Escuela Sistema basada en la administración como sistema de las estructuras estáticas, considerándola como un conjunto ordenado de componentes interrelacionados que se intercalan y que tienen por finalidad el logro de determinados objetivos, así también la escuela ambiental que trata sobre el medio ambiente que rodea las condiciones de trabajo y otras que no han tenido mayor trascendencia.

En cuanto a las relaciones que tiene la administración no es una parcela del conocimiento universal independiente, sino que tiene sus interpretaciones con otras ciencias, por ejemplo, el Derecho, pues tiene una relación bastante acentuada, porque si se observa por ejemplo todo el concepto de las leyes administrativas, allí ha habido una configuración de esas leyes, tomando en cuenta todos los principios administrativos pero también tomando en cuenta las técnicas jurídicas para darles forma de técnica legislativa a la ley.

Cuando una empresa se va a crear, cuando un organismo se va fundar, necesariamente tiene que vincularse con alguna ley, el código de comercio, de tal manera que con el Derecho hay una acentuada relación, como también la hay con la Economía, es decir, la administración es el medio del cual se vale la ciencia económica para el cumplimiento de sus planes, se le ha dado gran énfasis la planificación económica, ciertamente hay avances en esa materia, pero el aspecto administrativo se ha dejado de lado, porque el aparato administrativo no esta capacitado para hacer lo que otros han planificado. Seria en este caso como que alguien haga una partitura de música de una obra clásica y que el que la va a tocar no pueda utilizar el instrumento para ejecutar la obra. La administración tiene que ser una especie de complemento de nivel gerencial para poder cumplir los planes y los aspectos económicos. En relación con la Estadística también la ciencia administrativa tiene mucha vinculación, pues para tomar decisiones a veces es necesario interpretar datos, interpretar información, como también son necesarias como herramientas, sus fórmulas para hacer proyecciones, es decir, con los datos, con todas las series históricas que hemos vivido, y tener una perspectiva de lo que nos espera en el futuro. De tal manera pues que la Ciencia Administrativa también tiene mucha relación con la estadística. Que le proporciona posibilidades, le brinda información y para proyecciones, en la toma de decisiones. Con la sociología, pues, ni que decirlo, hemos dicho que entre las escuelas administrativas esta tiene gran importancia por su aporte como una ciencia que complementa en forma sustanciosa a la administración, al hacer los estudios de los grupos humanos, inclusive se ha llegado ya en materia de sociología a estudiar ramas especificas como es el caso de la sociología industrial que trata de interpretar el comportamiento de los grupos humano que trabajan en la industria, de tal manera que la ciencia de la administración tiene vinculaciones, con otras disciplinas. Así también con la psicología que aporta instrumentos para evaluar individualmente el elemento humano, ayuda con sus investigaciones a solucionar problemas de actitud o emotivas para lograr una mayor productividad mediante la dirección de las personas, comprendiendo y orientando a los subordinados. También tiene relación con otras disciplinas, como la Ingeniería, la Medicina, y otras técnicas, como Contabilidad, producción. Y en forma especial con la moral que da reglas que se orientan a la conducta humana para el logro de la eficiencia, eficacia y bienestar general.
Por último, lo que constituye el estudio medular de la administración es el estudio del proceso administrativo con todas sus implicaciones. Se entiende por proceso de la administración al "Conjunto de fases sucesivas que se presentan en el desarrollo de las actividades de la empresa y por medio del cual se obtiene los resultados programados.

El proceso administrativo comprende cuatro fases fundamentales, de ellas se derivan otras más dependiendo del carácter del autor que lo trate; en primer lugar está la planificación fase en la cual algunos introducen las fases de previsión, luego, está la organización, la ejecución, que algunos autores llaman dirección, donde concretiza la coordinación de los recursos; y finalmente está el control, en el cual también algunos autores le agregan la evaluación. La aplicación de ese proceso administrativo nos conduce, indudablemente al cumplimiento de los objetivos de la empresa.

Estas cuatro fases del proceso administrativo, son el fundamento, la parte medular de la administración, tienen contenido, trascendental, por lo que se constituyen en una guía básica para la creación de empresas, hay unos autores que le introducen otras etapas, por ejemplo el maestro Agustín Reyes Ponce, de origen mexicano, le introduce al proceso administrativo una fase que se relaciona con la administración de personal. Otros autores como Newman, norteamericano introduce la coordinación, otros como Wilbur Jiménez Castro, antes de la planificación le introduce una base que se llama Previsión que es una especie de entrada para hacer una evaluación de lo que posiblemente vamos a realizar en la planificación, entonces se puede afirmar que el proceso administrativo no es una camisa de fuerza que está fija, sino un proceso dinámico, que en el contexto de las situaciones que se presenten, en cada etapa del proceso puedan profundizarse con mayor intensidad. En las fases del proceso se encuentra contenida la coordinación, porque hay coordinación cuando estamos planificando internamente, así como lo hay cuando la planificación se vincula con la organización, porque estas fases, no son fases absolutas, sino que tienen puntos que se relacionan.

Cuando una empresa se va a crear, presenta este panorama, porque se planifica la empresa, luego se organiza, se ejecuta y se controla, pero cuando una empresa ya está funcionando, las cuatro fases del proceso administrativo están trabajando simultáneamente; algunas fases del proceso administrativo tiene mas señalamientos en algunos momentos de la vida de la empresa, por ejemplo, la planificación tiene bastante vivencia cuando se inicia un ejercicio, a principio del año se está planificando, la fase de organización y ejecución entra en vigencia en casi todo el año, la fase de control, tiene vigencia absoluta al finalizar el ejercicio, en donde se hace una evaluación de lo ocurrido, eso no quita que el control tiene que estarse realizando en forma permanente; es decir, toda actividad tiene que sujetarse a control, la planificación da origen al control, si establecemos un plan, allí en ese momento tenemos que controlarlo, pero si trabajamos improvisadamente, no controlamos, no tenemos patrón, no tenemos un parámetro hacia el cual orientar la calidad.

Las fases del proceso administrativo tienen dos connotaciones importantes, la Planeación y la Organización son llamadas fases Pre-ejecutivas y las otras dos fases: la Dirección y el Control son llamadas Ejecutivas. Las primeras dos fases tienen connotación eminentemente mecánica y las otras dos fases son eminentemente dinámicas. La planificación y la organización tratan de establecer es el mecanismo, como la máquina con que vamos a producir los objetivos. La organización, no es más que la disposición mejor de los recursos con que contamos, ya sean recursos humanos, recursos materiales, o recursos financieros. Estas dos fases no dan una perspectiva de laborar el mecanismo que nos va a servir para poder cumplir con nuestros objetivos, y estas otras dos fases son las que ponen en movimiento, es decir, la ejecución a través de la función de mando ponen en movimiento todo el aparato mecánico a través de la comunicación, de la supervisión, del establecimiento de un modelo disciplinario y principalmente de eso que le llamamos motivaciones; por último, el control, pues como su nombre lo indica no es más que comparar lo que se ha hecho con lo que se ha planificado. Estudiar las causas, si las hay para establecer las acciones correctivas; lo que se necesita reconocer para obtener éxito.
El proceso administrativo es universal tal como lo es la administración, no tiene fronteras que aten al conocimiento de esta importante área. En la actualidad, la administración se nutre de estas fases, que se presentan también cuando la empresa ya está en marcha y se puede observar que cada una se retroalimenta de las otras y manteniendo ese flujo en forma imperceptible cuando se están dando todas las fases en forma simultánea.

La administración como un todo tiene una incidencia en el desarrollo económico y social de los países, ya que está en función de la sociedad humana, único medio en que debe de darse; se encuentra en cierto grado en el hogar, en la escuela, en el gobierno, la iglesia, en el sindicato, en el hospital, en las universidades, en fin en todo organismo social. Durante la mayor parte de nuestras vidas somos miembro de alguna organización, y la administración por su carácter dinámico, cambiante y evaluativo, imprime a los organismos nuevas modalidades en los diferentes campos, en lo geográfico, en lo tecnológico, en lo cultural, en lo político, en fin donde haya cambios e innovación científica. El tiempo y la secuencia en que la administración realiza sus tareas no pueden especificarse en su dimensión cósmica, ni tampoco determinar su factibilidad material, así como determinar su importancia relativa dentro de la totalidad del todo. La administración cada día es mas compleja por la competitividad del medio, por el intercambio internacional, por los avances tecnológicos, por las necesidades múltiples, y diversas y por la necesidad del hombre en forma específica de mantener esquemas que le conduzcan al éxito en las diversas tareas que emprenda en su vida.